Kun olet valmistautunut yhteydenottoon huolellisesti, on aika ottaa yhteyttä käännöstoimistoon. Pyri antamaan toimistolle mahdollisimman tarkat tiedot tekemästäsi tilauksesta, jotta he osaisivat luoda tarjouksensa juuri sinulle sopivaksi. Kerromme tällä sivulla mitä kannattaa ottaa huomioon ottaessasi yhteyttä käännöksiä tarjoavaan tahoon ja miten yhteistyö sujuu yhteydenoton jälkeen.

Millaisia asioita kannattaa ottaa huomioon ottaessasi yhteyttä käännöstoimistoon?

Kun otat yhteyttä käännöstoimistoon, kannattaa pyrkiä kertomaan mahdollisimman tarkasti, millaista käännöspalvelua tarvitset. Ensinnäkin kannattaa kertoa mahdollisimman tarkkaan käännettävästä tekstistä sekä siitä onko se täysin valmis vai suunnitellaanko tekstiin vielä muutoksia. Ilmoita jo etukäteen missä muodossa aiot käännettävän tekstin toimittaa sekä missä tiedostomuodossa haluaisit valmiin käännöksen.

Deadline kannattaa sopia tarkkaan ja olisi hyvä, jos molemmat osapuolet sitoutuisivat noudattamaan tätä deadlinea. Toki kaikenlaista yllättävää voi tapahtua, mutta jos näyttää siltä, että käännös myöhästyy, on tärkeää pitää kaikki osapuolet tietoisina näistä aikatauluun liittyvistä muutoksista. Myös sana ”valmis” voidaan käsittää niin kovin eri tavoin, että toisinaan on tärkeää käydä keskustelua jopa siitä, mitä tällä sanalla haetaan takaa. Onko käännöksen oltava esimerkiksi painovalmis? Vai onko sen oltava siinä kunnossa, että sen voi julkaista yrityksen nettisivulla? Vai mitä tarkoitat sanalla ”valmis”? Termien määrittely saattaa kuulostaa hiusten halkomiselta, mutta yllättävän moni projekti epäonnistuu juuri siitä syystä, ettei kaikilla toimijoilla ole tarkkaa käsitystä siitä, mitä projektin kautta haetaan; mikä on sen päämäärä ja mitä tarkoitetaan esimerkiksi ”valmiilla” käännöksellä.

Ellet ole aikaisemmin käyttänyt käännöstoimiston palveluja, kannattaa tämä kertoa toimistolle ihan suoraan. Tällöin he osaavat neuvoa sinua perusteellisemmin kuin käännösten tilaajien konkaria. Erilaisia käännöstarjouksia kannattaa vertailla ja kilpailuttaa. Aina tämä ei kuitenkaan ole kovin helppoa, koska tarjoukset saattavat sisältää kovin erilaisia asioita. Varmista siis aina, mitä saamasi tarjoukset pitävät sisällään.

Miten yhteistyö käännöstoimiston kanssa etenee yhteydenoton jälkeen?

Kun olet tehnyt tilauksen käännöstoimistolta, on hyvä olla tavoitettavissa, jotta voit tarvittaessa vastata kääntäjän kysymyksiin. Alasi ja yrityksesi asiantuntijana sinulla voi olla sellaista tietoa, jota kääntäjällä ei kenties ole. Ellet itse pysty olemaan tavoitettavissa, nimeä luotettava yhteyshenkilö, johon kääntäjä voi ottaa tarvittaessa yhteyttä. Tällainen yhteistyö auttaa parantamaan valmiin käännöksen laadukkuutta sekä helpottamaan koko kääntämisprosessia.

Käännöksen valmistuttua se kannattaa tarkistaa mahdollisimman nopeasti, jotta mahdolliset muutokset saadaan tehtyä lyhyellä aikavälillä käännöksen valmistumisesta. Kääntäjän on helpompi korjata tekstiä, jonka parissa on juuri työskennellyt kuin tekstiä, jonka työstämisestä on jo pitkä aika. Ellet ehdi tai halua tarkistaa käännöstä itse, kannattaa kääntyä luotettavan asiantuntijan puoleen. Anna kääntäjälle yksityiskohtaista palautetta ja merkitse mahdolliset muutostarpeet mahdollisimman selkeästi. Kannattaa aina antaa rakentavaa palautetta käännöstoimistolle sekä kääntäjälle. Näin he saavat arvokasta palautetta siitä, mitä heidän pitäisi vielä toiminnassaan parantaa ja mikä sujuu jo loistavasti.

Miten valitsen luotettavan käännöstoimiston?

Kannattaa tietysti valita käännöstoimisto, joka panostaa laadukkaisiin käännöksiin. Monella yrityksellä on kymmenien vuosien kokemus alalta. Tutustu esimerkiksi toimiston mahdollisesti käyttämiin laatujärjestelmiin ennen valinnan tekemistä.

Asiakaspalvelun ammattitaito on tärkeää sujuvan käännösprosessin takaamiseksi. Jos kyselyihisi vastaaminen kestää luvattoman paljon ja jos deadlinet venyvät ja paukkuvat, saat vain harmaita hiuksia tällaisen käännöstoimiston käyttämisestä. Toisinaan saatat tarvita erityisen kiireellistä käännösapua ja tällöin kannattaakin valita toimisto, joka kykenee toimittamaan käännöksen myös lyhyellä toimitusajalla laadusta tinkimättä.

Tutustu myös käännöspalvelun asiantuntijaverkostoon. Jos tarvitset tietyn erikoisalan käännöstä tietyllä kielellä, kannattaa varmistaa, että toimistolla on käytettävissään kyseiseen työhön sopiva kääntäjä. Tutustu myös käännöstoimiston käyttämiin teknisiin ratkaisuihin, tietoturvaan sekä arvoihin ennen lopullisen valinnan tekemistä.